Weryfikacja kontrahenta
Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy
Nowy klient chce towar z odroczonym terminem płatności. Nowy dostawca prosi o zaliczkę. Zanim podpiszesz — pięć rzeczy, które da się sprawdzić w kwadrans i za darmo.
Zaktualizowano 31 sierpnia 2026 · czas czytania: 6 minut
- Sprawdź, czy firma w ogóle istnieje i jaki ma status.
- Zobacz, czy jest czynnym podatnikiem VAT — inaczej stracisz odliczenie.
- Zweryfikuj rachunek bankowy na białej liście — to obowiązek, nie ostrożność.
- Ustal formę prawną — od niej zależy, kto odpowiada za długi.
- Sprawdź datę rozpoczęcia i historię zawieszeń.
1. Czy firma istnieje i działa
Brzmi banalnie, ale to najczęstszy problem: firma widnieje na fakturze, a w rejestrze jest wykreślona albo zawieszona. Faktura od podmiotu, który nie prowadzi działalności, to kłopot przy kontroli.
Gdzie sprawdzić, zależy od formy prawnej:
- Jednoosobowa działalność — CEIDG (ceidg.gov.pl). Znajdziesz tam status: aktywny, zawieszony, wykreślony.
- Spółka z o.o., akcyjna, jawna — KRS (ekrs.ms.gov.pl). Nie ma ich w CEIDG — to najczęstsza pomyłka.
- Każdy podmiot — rejestr REGON w GUS. Jako jedyny obejmuje wszystkie formy prawne i pozwala szukać po nazwie.
2. Czy jest czynnym podatnikiem VAT
To sprawdzenie ma bezpośredni skutek finansowy. Jeśli odliczysz VAT z faktury wystawionej przez podmiot, który nie jest czynnym podatnikiem, urząd zakwestionuje odliczenie — a odsetki liczą się od dnia odliczenia, nie od kontroli.
Służy do tego wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów, zwany białą listą (podatki.gov.pl). Pokazuje trzy stany:
| Status | Co oznacza | Czy odliczysz VAT |
|---|---|---|
| VAT czynny | Normalny podatnik VAT | Tak |
| VAT zwolniony | Zwolnienie podmiotowe (do 200 tys. zł) albo przedmiotowe | Nie — faktura bez VAT |
| Niezarejestrowany | Wykreślony albo nigdy niezarejestrowany | Nie — sygnał ostrzegawczy |
3. Rachunek bankowy z białej listy
Tu przepisy są bezwzględne. Przy płatności powyżej 15 000 zł na rzecz czynnego podatnika VAT musisz przelać pieniądze na rachunek widniejący w wykazie. Przelew na inny numer oznacza:
- brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu,
- odpowiedzialność solidarną za VAT niezapłacony przez kontrahenta.
4. Forma prawna — kto odpowiada za długi
To pytanie ma znaczenie dopiero wtedy, gdy coś pójdzie źle — ale wtedy ma znaczenie ogromne.
| Forma | Kto odpowiada | Rejestr |
|---|---|---|
| Jednoosobowa działalność | Właściciel całym majątkiem osobistym | CEIDG |
| Spółka cywilna | Wspólnicy solidarnie, całym majątkiem | CEIDG (każdy wspólnik osobno) |
| Spółka z o.o. | Tylko majątek spółki — zarząd dopiero przy bezskutecznej egzekucji | KRS |
| Spółka akcyjna | Tylko majątek spółki | KRS |
Praktyczny wniosek: przy spółce z o.o. z minimalnym kapitałem (5 000 zł) i krótką historią warto ostrożniej podchodzić do odroczonych płatności.
5. Data rozpoczęcia i historia
Firma założona trzy tygodnie temu, która zamawia towar za 50 000 zł z terminem płatności 60 dni, to sytuacja warta uwagi. Sprawdź:
- Datę rozpoczęcia działalności — widać ją w CEIDG i REGON.
- Historię zawieszeń — częste zawieszanie i odwieszanie bywa sygnałem problemów z płynnością.
- Kody PKD — czy firma w ogóle deklaruje działalność, o którą chodzi. Zakład fryzjerski sprzedający stal budowlaną to nie przestępstwo, ale warto zapytać.
- Adres — wirtualne biuro nie dyskwalifikuje, ale przy dużym kontrakcie warto wiedzieć.
Ile to zajmuje w praktyce
Ręcznie: trzy różne strony, trzykrotne przepisywanie NIP-u, ok. 5 minut na firmę. Przy dziesięciu kontrahentach to godzina klikania — i właśnie dlatego większość ludzi tego nie robi.
CEIDG Explorer odpytuje CEIDG, REGON i wykaz VAT jednym zapytaniem — wpisujesz NIP raz i widzisz komplet: status, formę prawną, adres, PKD i źródło każdej informacji. Po numerze KRS dołoży odpis z rejestru sądowego: zarząd, kapitał i sposób reprezentacji. Listę NIP-ów sprawdzisz hurtem, a wyniki wyeksportujesz do Excela.
4 wyszukiwania za darmo, bez rejestracji i bez podawania karty.
Najczęstsze pytania
Czy sprawdzenie kontrahenta jest obowiązkowe?
Weryfikacja rachunku na białej liście przy płatnościach powyżej 15 000 zł — tak, bo od tego zależą skutki podatkowe. Reszta to należyta staranność: formalnie nieobowiązkowa, ale przy kontroli urząd pyta, co zrobiłeś, żeby sprawdzić kontrahenta. Wydruk z rejestru bywa wtedy bardzo pomocny.
Dlaczego nie znajduję spółki z o.o. w CEIDG?
Bo jej tam nie ma i nigdy nie było. CEIDG obejmuje wyłącznie jednoosobowe działalności gospodarcze. Spółki znajdziesz w KRS, w rejestrze REGON albo — po numerze NIP — w wykazie podatników VAT.
Co jeśli kontrahent jest z zagranicy?
Do sprawdzenia numeru VAT UE służy system VIES Komisji Europejskiej. Polskie rejestry obejmują wyłącznie podmioty zarejestrowane w Polsce.
Jak długo trzymać dowody weryfikacji?
Tak długo, jak dokumenty księgowe, których dotyczą — czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zrzut ekranu z datą albo wyeksportowany plik CSV w zupełności wystarczy.