Identyfikatory firm

NIP, REGON, KRS — czym się różnią i kiedy którego użyć

Trzy numery, które łatwo pomylić, choć służą do zupełnie różnych rzeczy. Wyjaśniamy, skąd się biorą, który jest do czego i dlaczego jednej firmy szukasz w CEIDG, a drugiej w KRS.

Zaktualizowano 31 sierpnia 2026 · czas czytania: 5 minut

W skrócie

NIP — 10 cyfr, do rozliczeń podatkowych. Ma go każda firma.
REGON — 9 lub 14 cyfr, do statystyki. Ma go każdy podmiot.
KRS — do 10 cyfr, tylko spółki i organizacje. Jednoosobowa działalność nie ma KRS-u.

NIP — numer podatkowy

Nadaje go urząd skarbowy. Ma dokładnie 10 cyfr i służy do wszystkiego, co wiąże się z podatkami: faktur, deklaracji, przelewów do urzędu.

Ma go każdy przedsiębiorca — od jednoosobowej działalności po spółkę akcyjną. To dlatego NIP jest najlepszym numerem do weryfikacji kontrahenta: pasuje zawsze, niezależnie od formy prawnej.

Jak sprawdzić, czy NIP jest poprawny

NIP ma wbudowaną sumę kontrolną — dzięki niej literówkę wykryjesz bez łączenia się z jakimkolwiek rejestrem. Działa to tak:

Weź pierwsze 9 cyfr i pomnóż każdą przez odpowiednią wagę: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7.
Zsumuj wyniki.
Podziel sumę przez 11 i weź resztę z dzielenia.
Reszta musi się równać dziesiątej cyfrze. Jeśli reszta wynosi 10 — numer jest nieprawidłowy.

Przykład dla NIP 573-234-42-33

5×6 + 7×5 + 3×7 + 2×2 + 3×3 + 4×4 + 4×5 + 2×6 + 3×7 = 30 + 35 + 21 + 4 + 9 + 16 + 20 + 12 + 21 = 168

168 ÷ 11 = 15, reszta 3 → zgadza się z ostatnią cyfrą. Numer poprawny.

Po co to wiedzieć: zanim wyślesz zapytanie do rejestru, możesz sam sprawdzić, czy numer nie ma literówki. Oszczędza to zapytań i od razu wskazuje, że problem jest w numerze, a nie w tym, że firmy „nie ma w bazie".

REGON — numer statystyczny

Nadaje go Główny Urząd Statystyczny. Ma 9 cyfr (podmiot główny) albo 14 cyfr (jednostka lokalna, np. oddział albo zakład).

REGON też ma sumę kontrolną, ale z innymi wagami niż NIP. W praktyce spotkasz go na fakturach i w umowach, choć do rozliczeń podatkowych używa się NIP-u.

Ciekawostka praktyczna: rejestr REGON prowadzony przez GUS jest jedynym, który obejmuje wszystkie formy prawne — jednoosobowe działalności, spółki, fundacje, stowarzyszenia. Dlatego jako jedyny pozwala szukać spółki po nazwie, czego nie zrobisz ani w CEIDG, ani w wykazie VAT.

KRS — numer w Krajowym Rejestrze Sądowym

Nadaje go sąd rejestrowy. Ma do 10 cyfr i — w odróżnieniu od dwóch poprzednich — nie ma go każda firma.

KRS mają wyłącznie:

spółki prawa handlowego (z o.o., akcyjne, jawne, komandytowe),
fundacje i stowarzyszenia,
spółdzielnie i przedsiębiorstwa państwowe.

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma numeru KRS — jest wpisana do CEIDG, a to zupełnie inny rejestr. To najczęstsze nieporozumienie przy weryfikacji kontrahentów.

Podsumowanie w tabeli

	NIP	REGON	KRS
Długość	10 cyfr	9 lub 14 cyfr	do 10 cyfr
Kto nadaje	Urząd skarbowy	GUS	Sąd rejestrowy
Do czego	Podatki, faktury	Statystyka publiczna	Rejestracja spółek
Kto ma	Każda firma	Każdy podmiot	Tylko spółki i organizacje
Gdzie sprawdzić	Wykaz VAT, CEIDG, REGON	Rejestr REGON (GUS)	ekrs.ms.gov.pl

Którego rejestru użyć — ściąga

Chcę…	Idę do…
sprawdzić jednoosobową działalność po NIP	CEIDG
sprawdzić spółkę z o.o. po NIP	wykaz VAT albo KRS
znaleźć spółkę po nazwie	REGON (GUS) albo KRS
zweryfikować status VAT i rachunek bankowy	biała lista (podatki.gov.pl)
zobaczyć zarząd i kapitał spółki	KRS
sprawdzić kody PKD	CEIDG lub REGON

Nie musisz pamiętać, gdzie czego szukać

CEIDG Explorer sam wybiera właściwy rejestr: wpisujesz NIP, REGON albo nazwę, a program pyta CEIDG, wykaz VAT i rejestr REGON — a po numerze KRS sięga do rejestru sądowego. Przy każdym wyniku pokazuje, skąd pochodzi. Sumę kontrolną NIP-u sprawdza, zanim wyśle zapytanie.

4 wyszukiwania za darmo, bez rejestracji.

Zobacz program Pobierz

Najczęstsze pytania

Czy NIP i REGON mogą być takie same?

Nie — to różne numery o różnej długości i różnym sposobie nadawania. NIP ma zawsze 10 cyfr, REGON 9 albo 14.

Firma podała mi 14-cyfrowy REGON. Co to znaczy?

To REGON jednostki lokalnej — oddziału, zakładu albo filii. Pierwsze 9 cyfr to REGON podmiotu głównego, kolejne 5 identyfikuje konkretną jednostkę.

Czy spółka cywilna ma KRS?

Nie. Spółka cywilna nie jest spółką prawa handlowego — to umowa między wspólnikami. Każdy wspólnik ma własny wpis w CEIDG, a sama spółka ma odrębny NIP i REGON.

Skąd wziąć numer NIP kontrahenta?

Z faktury, umowy albo ze strony firmy — każdy przedsiębiorca ma obowiązek podawać NIP na dokumentach. Jeśli znasz tylko nazwę, wyszukaj firmę w rejestrze REGON, który szuka po nazwie i zwraca NIP.